Sanal ofis kavramı, son yıllarda yaşadığımız dijital dönüşüm ile daha çok ön plana çıkmaya başladı. Geleneksel ticaretin dijital dünya ile birlikte şekil değiştirmesinin sonuçlarından birisi de ofisler üzerinde oldu. Eskiden fiziki ofisler üzerinden yapılan hizmet veya ürün satışları artık sanal ortamdan yapılabilir hale geldi. Bu durumda fiziki ofislerin de evrimleşerek sanal ofislere yerini bırakmasına neden oldu.
Sanal Ofis Nedir?
Sanal ofis, fiziki olmadan kiralanan ve genellikle posta veya tebligatları almak için resmi adres sağlayan ofis çeşidine verilen isimdir. Bu ofis tipinde size fiziki olarak ayrılan özel bir alan yoktur, siz belirli bir adresi kiralarsınız ancak bu adreste ikamet ve kullanım haklarınız genelde olmaz ya da sınırlandırılmıştır. Bu ofisi, resmi adresiniz olarak kullanırsınız ama fiziki bir alan size ayrılmamıştır.
Bu ofis çeşidinin ortaya çıkma sebebi aslında pratik gerekçelere dayanıyor. Türk hukukuna göre mükellef olmak isteyen bir işletme mutlaka fiziki bir adres göstermek zorundadır. Bu sebeple, yeni iş kuran kişiler arasında ofis kiralama ihtiyacı ortaya çıkıyor. Ancak yazılım, e-ticaret ve online danışmanlık gibi sektörlerde hizmet veren işletmeler uzaktan çalışabildikleri için tam anlamıyla fiziksel ofis ihtiyaçları olmuyor. Fakat yasal adres gösterme yükümlülükleri de devam ettiği için bu soruna çözüm olarak sanal ofis kullanıyorlar. İşte ofislerin fizikselden sanala dönüşüm sebebi bu pratik gerekçelere dayanıyor.
Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?
Sanal ofisin en büyük avantajı olarak maliyeti gösterilebilir. Sanal ofisler, geleneksel ofislere göre çok daha ucuzdur ve bu yönüyle yeni kurulan işletmeler için idealdir. Özellikle çalışanı olmayan veya uzaktan çalışan şirketler için uygun bir çözüm olduğu söylenebilir. Ayrıca çok yüksek kira bedellerinin istendiği günümüz şartlarında çok daha uygun bir fiyat ödeyerek sanal ofisler kiralamak işletmeler için daha makul bir seçenek olarak karşımıza çıkmakta.
Sanal bir ofiste size özel fiziki bir alan tahsis edilmediğinden geleneksel ofislere göre masrafınız yok denecek kadar azdır. Geleneksel ofislerde temizlik, yemek ve ofis bakımı gibi masraf kalemleri olmasına rağmen sanal ofiste bu masraf kalemlerinin hiçbiri yoktur.
Geleneksel ofislerde bulunan düzenli gider kalemleri sanal bir ofis kiralamanız durumunda bulunmaz. Elektrik ve su faturası, yeme-içme masrafları gibi her ay düzenli olarak ödenmesi gereken masraflara maruz kalmanız gerekmez. Çalışanlar uzaktan çalıştığı için onlara özel harcamalar yapılmasına gerek kalmaz.
Fiziksel olmayan ofisler herhangi bir ekipman ya da mobilya gerektirmez. Fiziksel bir ofis kullanacağınız zaman bu ofisin içerisine masa, sandalye ve koltuk vs. gibi birtakım mobilyalar almanız gereklidir. Ancak sanal bir ofis kullanmanız durumunda bu harcamaları yapmanıza gerek kalmayacaktır.
Sanal Ofisler Kimler İçin Uygundur?
Bu ofis çeşidi daha çok çalışmak için fiziki bir alan gerektirmeyen işler için uygundur. Örneğin bir yazılım şirketi, bütün operasyonlarını uzaktan iletişim kurarak halledebileceği için fiziksel bir ofis kiralamasına gerek yoktur. Aynı şekilde e-ticaretle uğraşan bir işletmenin müşterileriyle fiziksel bir teması olmadığı için sanal bir ofis kullanarak masraflarını azaltması daha makul olacaktır. Fiziksel ortamda ürün satışı yapmayan, müşteri ya da danışanlarına yüz yüze çözüm sağlamayan işletmeler için bu ofis çözümü çok daha uygun fiyatlı olmaktadır.
Ofis Kiralama
Ülkemizde son yıllarda sanal ofis kiralama hizmeti veren birçok firma ortaya çıkmaya başladı. Bu firmalar, aylık belirlenen ücret karşılığında size yasal bir adres sağlıyor ve posta, tebligat vs. gibi süreçleri bu adresi kullanarak yönetmenizi sağlıyor.
Sanal ofisler maliyet konusunda ciddi avantajlar sağlayarak işletmenin bütçesine katkıda bulunuyor. Geleneksel ofislerde bulunan birçok masraf ve gider kalemini ortadan kaldırarak uygun fiyatlara yasal bir adres edinmenize yardımcı oluyor. Ayrıca bu yasal adresi posta adresiniz olarak da kullandığınız için buraya gelen posta, tebligat ve mektup gibi belgeler sanal ofis sağlayıcınız tarafından taranarak size bildiriliyor.
Özet olarak bu ofis hizmetinin yeni kurulan ya da uzaktan çalışan işletmeler için çok büyük avantajlar sağladığını belirtmek gerekiyor. Şirket kuruluşunda vergi dairesi tarafından gerçekleştirilen yoklama uygulamasında hiçbir işlem yapmadan onay almanıza olanak veriyor. Bu bakımdan, özellikle yeni kurulacak olan ve tek kişiden oluşan şahıs şirketleri ile uzaktan çalışan işletmeler için sanal bir ofis kiralamanın büyük bir imkan olduğunu belirtmekte fayda var.