Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen ve kimi işletmeler için zorunlu tutulan e-arşiv sistemi ile ilgili e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunun cevabını merak ediyor olabilirsiniz. Bütün önemli detayları ile birlikte e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır konusunu ele alalım.
E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Fatura düzenleme sürecini teknoloji ile birleştirerek sürdürebilirliği arttırmak amacıyla geliştirilen e-arşiv sistemi, hem kolay kullanımı hem de işletmeler için barındırdığı birçok avantajı ile ön plana çıkıyor. Ülkemizde yaygın olarak kullanılan ve belirlenen ciro sınırını geçen işletmeler içinse zorunlu olarak tutulan bu sistem, işletmeleri kağıt fatura masrafı, depolama ve tasnif gibi birçok sorumluluktan kurtarıyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Vergi Usul Kanunu’na ilişkin genel tebliğe göre 2023 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 Milyon Türk Lirası ve üzerinde olan işletmelerin e-arşiv sistemini kullanmaları zorunludur. Bu zorunluluk sebebiyle işletmelerin brüt ciro sınırını geçip geçmediklerini kontrol ederek geçmeleri durumunda biran önce e-arşiv başvurusunda bulunmaları gerekmektedir.
E-Arşiv Başvurusu İçin Gerekli Belgeler
E-arşiv fatura sistemi için başvuru yaparken sunmanız gereken birtakım belgeler vardır. Bu belgeleri şöyle sıralayabiliriz:
- Vergi levhası,
- Onaylı imza sirküleri,
- Şirket yetkilisinin kimlik bilgisi,
- Noter tarafından onaylı ticaret sicil gazetesi nüshası,
- Firmanın mali mühür ya da e-imza sertifika sahibinin taahhütnamesi,
- Başvuru formu ve taahhütnamesi
Hazırlanan belgeler eksiksiz şekilde hazırlanıp başvuru öncesinde tasnif edilmelidir. Bu adımdan sonra e-arşiv fatura başvurusu için aşağıdaki yönergeyi izleyebilirsiniz.
- GİB’e Giriş Yapın
E-arşiv başvurusunun ilk adımı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesine giriş yapın. Sisteme kayıt olduktan sonra başvuruyu yapmak için oturum açabilirsiniz. - E-Arşiv Başvurusu
E-arşiv başvurusu GİB üzerindeki e-fatura portalından yapılmaktadır. Başvuru sürecine başladığınızda gerekli belgeleri sisteme yüklemeniz istenecektir. Başvuru formunda işletmenizin yetkili kişisi, ticaret sicil ve vergi bilgileri yer alacaktır. - Başvuru Onayı
Başvuru esnasında istenen belgeleri eksiksiz olarak yükledikten sonra başvuruyu e-imza ya da mali mühür ile imzalamanız gerekecektir. Dijital ortamda belgeleri güvenilir bir biçimde imzalamanızı sağlayan e-imza ile ya da mali mühür kullanarak başvuruyu onaylamanız bu sürecin son adımı olacaktır. - Başvuru Takibi
Başvurunuzu eksiksiz bir şekilde tamamladıktan sonra takip yapmak önemlidir. Genel olarak yapılan başvuruların birkaç iş günü içinde tamamlandığı söylenebilir ancak duruma göre bu süre uzayabilir ya da kısalabilir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi
E-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır sorusundan sonra fatura sorgulama ile ilgili bilgi vermek yerinde olacaktır. efatura.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılarak fatura sorgulama işlemleri gerçekleştirilebilir. Sisteme giriş yapan kullanıcılar, firma adı ya da fatura numarası gibi bilgileri kullanarak hızlı bir sorgulama yapabilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın işletmeler için hazırladığı bu sistem, dijital arşiv özelliği sayesinde harcanan mesaiyi ciddi oranda düşürmektedir. Normal şartlarda fatura arşivi ve takibi için onlarca dosya kullanması gereken bir işletme, e-arşiv platformu sayesinde hem kağıt tasarrufu hem de zaman tasarrufu yapmaktadır. Ayrıca bu sistem ile e-arşiv mükellef sorgusu da yapılabilmektedir. Yani kullanıcı, fatura kestiği işletmenin e-arşiv kullanıcısı olup olmadığını öğrenebilmektedir.
E-Arşiv ile İlgili Merak Edilenler
Yandaki resimde e-arşiv faturasının nasıl göründüğüne ilişkin örnek bir resim görüyorsunuz. E-arşiv portalını kullanarak keseceğiniz fatura bu şekilde görünecek ve üzerinde hem sizin hem de fatura kesilenin hakkında birtakım bilgiler bulunacaktır. Ayrıca satılan ürün, KDV oranı, satış tarihi ve birim fiyatı gibi bilgiler de fatura üzerinde yer alır.
E-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır sorusunu cevapladıktan sonra merak edilen birkaç konuyu şu şekilde cevaplandırabiliriz:
- E-arşiv fatura sistemini kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmak zorunludur.
- E-fatura ve e-arşivin kullanımı farklıdır ve e-arşiv yerine e-fatura düzenlemenin cezası belge başına 2.200 Türk lirasıdır.
- Yönetmeliğe göre ürün teslimatının yapılış tarihinden itibaren 7 gün içerisinde e-arşiv faturası düzenlenmelidir.
- E-arşiv başvurusunun değerlendirilmesi birkaç iş günü sürebilmektedir.
- E-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır hakkında verdiğimiz cevaba ek olarak şunu hatırlatmak gerekir ki isteyen bütün işletmeler e-arşiv fatura sistemine geçiş yapabilir. Ancak brüt satış hasılatı 3 Milyon Türk Lirası ve üzerinde olan işletmeler için bu bir zorunluluktur. Ayrıca ÖTV kapsamında bulunan ürünlerin imalat ve ithalatını yapanlar ve bu faaliyet için EPDK’dan lisans alan mükellefler içinde e-arşiv kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.