E-arşiv fatura nedir sorusu için kısaca işletmeler için hazırlanan ve fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme gibi işlemlerin dijital ortamda yapılmasını sağlayan bir platformdur cevabı verilebilir. Bu yazımızda e-arşiv fatura nedir konusunu ele alacağız.
E-Arşiv Fatura Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından işletmelerin kullanımına sunulan bu sistem, temel anlamda mali işlemlerin maliyet tasarrufu, sürdürülebilirlik ve hız bakımından verimli olmasını hedeflemektedir. Bu sistemin yaygınlaşması sayesinde faturalar dijital ortamda düzenlenip takip edilebilmekte ve saklama açısından kolaylık oluşmaktadır. Dijital ortamda tutulan faturalar, güvenli şekilde saklanmakta ve ihtiyaç duyulduğunda işletmeler tarafından kolaylıkla erişilmektedir. Bu bağlamda e-arşiv fatura nedir sorusu için işletmelerin dijital dönüşümündeki temel kilometre taşıdır diyebiliriz.
E-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?
E-arşiv sistemini kullanan işletmeler, faturayı dijital ortamda düzenleyerek hız kazanır ve kağıt masrafından kurtulmuş olur. Müşteri dilerse faturayı e-posta adresine dilerse de kağıt olarak alabilir. Eğer e-arşiv sistemini kullanan bir işletmeyseniz ve faturalarınızı müşterilerinize e-posta yoluyla gönderiyorsanız ciddi bir kağıt tasarrufu yapacağınızı söylemek gerekir.
E-arşiv fatura sistemi, bir tarafın e-fatura sistemi kullanıcı bir tarafın da matbu yani kağıt fatura kullandığı ticari ilişkilerde düzenlenen bir fatura türüdür. Ülkemizde bu uygulama Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilmiştir ve belli şartları sağlayan işletmeler tarafından kullanılması zorunludur.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Fark
E-arşiv ve e-fatura arasındaki fark alıcının durumundan kaynaklanmaktadır. E-fatura olarak adlandırılan sistem, elektronik ortamda faturaların düzenlenmesi, saklanmasını ve iletilmesini sağlar. E-fatura ile düzenlenen faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hayata geçirdiği e-arşiv portalı üzerinden gönderilir. E-fatura ile düzenlenen faturalarda matbu yani kağıt çıktı alınmaz, tamamen dijitaldir. İsteyen her firma e-fatura sistemine geçiş yapabilmektedir. Kapalı devre sistem ile alıcıya ulaştırılan e-faturada yapılan işlemler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından anlık olarak kaydedilir. E-fatura kullanmak için GİB portal ya da özel entegratör tercih edilmektedir.
E-arşiv fatura nedir ve e-arşiv sisteminin e-faturadan farkı nedir sorusunun cevabı ise e-arşiv kullanarak e-fatura kullanmayan kişilere fatura kesebilmeniz olacaktır. Ayrıca e-faturanın aksine e-arşiv ile düzenlenen bir fatura hem kağıt çıktı olarak alınabilir hem de dijital olarak yollanabilir. Fakat e-arşiv portalını kullanabilmek için önce e-fatura kullanan bir işletme olmanız gereklidir. E-arşiv ile düzenlenen faturalar alıcılarına kısa mesaj ya da e-posta yoluyla ulaştırıldıktan sonra günlük olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanır. Bu sistem ile düzenlenen faturalar zaman damgası ve mali mühür ile onaylanıp güvenli bir şekilde dijital ortamda saklanır.
E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları
Artık hayatımızdaki birçok şeyin dijitalleştiği gibi faturalar da bu süreçten nasibini aldı. Günümüz internet çağında fatura düzenleme işlemleri tamamen dijital platformlar üzerinden yapılmaya başlandı. E-arşiv fatura kullanmanın aşağıda sayılanlar gibi birçok avantajı olduğu da açıkça ortaya çıktı.
- Maliyetten Tasarruf: E-arşiv sistemini kullanmanın en avantajlı yanı herkesin tahmin edebileceği gibi maliyette yaşanan tasarruftur. Bu sistemle bütün faturalama işlemleriniz dijital ortamda yapıldığı için hiç kağıt kullanmanıza gerek kalmaz. Eğer satış adedi yüksek olan bir işletmeniz varsa kağıttan sağlayacağınız tasarruf önemli rakamlara ulaşacaktır.
- Kolaylık: Eskiden faturalar tek tek elle kesilirken yerini makinalara ve sonra da internete bıraktı. Artık otomatik olarak bile fatura kesilebiliyor. E-arşiv üzerinden keseceğiniz faturalar için birkaç tık yapmanız yeterli.
- Doğa Dostu: Günümüzün önemli sloganlarından birisi de doğa dostu işletme olmak. Birçok marka doğa dostu olduğunu göstermek için çeşitli etkinlikler düzenliyor ve markasının doğaya saygılı olduğunu kanıtlamaya çalışıyor. Müşteri kitlenize doğa dostu bir işletme olduğunuzu göstermek için güzel yollardan birisi de e-arşiv fatura sistemini kullanmak. Hiç kağıt israfı olmadan fatura düzenleme, iade faturası ve diğer faturalama işlemlerini yapmak mümkün.
- Yönetim ve Takip Kolaylığı: Eskisi gibi bir faturayı aramak istediğinizde dosya enkazı altında kalmanıza gerek yok. E-arşiv portalına girerek fatura koduyla ya da görüntülemek istediğiniz tarihlerde kesilen faturalara bakarak aradığınızı bulmanız çok kolay.
- Mevzuata Uyumlu: E-arşiv portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilmiştir ve tamamen yasal mevzuata uyumludur. Bu portalı kullanmanız vergi denetimlerinde, denetimin daha kolay sonuçlanmasını sağlayacaktır.
- Güvenlik: E-arşiv fatura nedir ve güvenilir midir endişesi olanlar için sistemdeki verilerin şifreli olarak saklandığını ve gayet güvenilir olduğunu söyleyebiliriz. Kullanıcı bilgisi ve şifrenizle giriş yaptığınız için başka birisi tarafından işletmeniz adına fatura kesilmesi riski de taşımamaktadır.
